Huvudsyftet med evenemanget är att ge information till deltagarna eller att få viss erfarenhet av deltagarna. En idealisk händelse är som ett urverk - allt går i strikt ordning, arrangörernas handlingar samordnas och går inte i linje med varandra. Detta är resultatet av planering och förberedelse, som vanligtvis tar flera månader.
Det är nödvändigt
- - en personal på minst fem anställda
- - budget för evenemanget
Instruktioner
Steg 1
Definiera först och främst syftet och temat för evenemanget. På grundval av detta kommer hela ytterligare schemat för evenemanget att byggas. Syftet med evenemanget avgör marknadsföringssättet och den målgrupp som evenemanget ägnas åt.
Steg 2
Bestäm en plats för evenemanget. Platsen bör bero både på syftet med evenemanget och på antalet deltagare, samt på det förväntade scenariot för evenemanget. Det är viktigt att ta hand om gästernas service. Överväg flera alternativ och välj det mest optimala förhållandet mellan pris och kvalitet.
Steg 3
Marknadsför evenemanget aktivt. Reklamkampanjen bör börja en och en halv månad före evenemangets start och avslutas en månad innan. Parallellt med det är förfarandet för "kalla samtal" för att bjuda in gäster till ett evenemang rimligt. Alla operationer för att bilda deltagarlistorna måste genomföras högst en vecka före evenemanget.
Steg 4
Använd hjälp av sponsorer eller dignitarier. Detta stärker inte bara dina affärsförbindelser, utan ger också en viss status till ditt evenemang. Avsätt tid för dessa individer att tala, helst i början av evenemanget.
Steg 5
Fördela ansvar mellan personalen som är involverad i samordningen av verksamheten. Alla bör tydligt känna till sin ansvarskrets och de händelser som de ska kontrollera. Det borde inte finnas några vita fläckar, alla bör ha sina instruktioner i tryckt form och känna dem utan att det.
Steg 6
Dagen före seminariet är det nödvändigt att instruera om den personal som genomför samordningsaktiviteter vid evenemanget. På dagen för evenemanget måste alla samordnare visas minst en timme före evenemangets start.
